一、本志遵循辩证唯物主义和历史唯物主义的原理，实事求是记述上海市自然、社会各方面的历史和现状。
二、本志记述地域范围，1927年前以上海县地域为主，1927年至1958年分别以上海特别市、上海市为主，1958年至1995年以1995年上海市地域为主。各时期兼顾记述属于上海市的其他地区，称“上海地区”或“上海”，指1927年上海特别市成立前属今上海市（1995年）的范围；称“全市”，均指上海特别市成立后各时期上海市的实际范围。上海开埠后至1943年存在的公共租界、法租界和华界，保留原来称呼。华界指上海县城厢和闸北地区。设特记专文记述公共租界和法租界的行政管理机构、司法、财政、武装等情况，租界内的经济、文化等事业均散记于全志的其他有关卷中。
三、本志记述主要内容的时限，上限不定，大多起记于事物、事件有考或历史文献能确定的发端期；下限一般至1995年，大事记和政府（下）、中国共产党等卷延伸至2000年。
四、本志所称“解放前”、“解放后”，均以1949年5月27日上海解放为界。
五、本志所记述的地名、机构名称、职称及币种、计量单位，一般按当时称谓。解放后不特指明的币种均为人民币，1949～1955年人民币值，均折算成新人民币币值。
六、本志人物传遵循“生不立传”原则，入传人物排列先后以卒年为序。
七、本志所用解放后全市性统计资料，原则根据市统计局公布的材料；各部门所用资料，根据部门统计的材料。
八、本志资料来源于国家档案馆、上海市及有关省市档案馆、部门档案馆（室），以及历史文献、部门提供的基础稿和社会调查，经考证核实后载入，一般不注明出处。
