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第二讲 专项资料的收集与统计资料的使用

2011/1/7 10:49:52

上海市地方志办公室     颜小忠

二轮志书的资料工作,相对首轮修志而言,发生了较大的变化。有利的地方是:二轮志书记述时限仅一二十年,资料的收集与考证比以前方便;文化事业空前繁荣昌盛,传统的档案、报刊、图书、音像、出版、广播、电视等发展很快,新的属地化统计,大面积的普查和调查,续修不断的地方综合性年鉴、便捷多样的网络等,都能为二轮志书的编修提供基础性的厚实的资料和资料线索;搜集、整理资料的技术设备与手段比以前更进步,复印、扫描、传真、数字技术、电子邮件等已普遍使用,搜集资料的速度与效率大大提高。面临的困难是:政治、经济、文化体制改革以后,政府的行政管理职能和范围变化很大,独立法人的新经济组织、新社会组织等大量涌现,多元化的经济,跨行业垮部门跨地区的经营,使得许多资料仅靠一个行政管理部门已难以收集齐全。因此要做好二轮志书的资料工作,务必要与时俱进,开辟新的搜集资料途径,运用好市、区县统计局和各委办局、街道、镇的统计资料。

    一、专项资料的收集

     1、 本部门资料的收集

查阅资料,采取先内后外的办法。先查阅本单位、本系统收藏的档案资料,找出本部门以外的其他资料线索,后去市、区统计局,市、区档案馆、图书馆,市、区史志办、市区相关部门查阅,避免盲目地去外单位收集本单位已有资料的情况发生。一般先本单位、本系统、本地区,后外单位、外系统、外地区,出发前应摸清家底并确定外单位、外系统、外地收集单位,不要漫无目的地四处奔走。先内后外要求本部门的资料要透底,即由撰稿员先到本部门资料室、档案馆及本部门下属各科室、下属各企事业单位着手收集资料,也有的由撰稿员列出详细提纲由各业务科室单位提供,也有的直接布置各科室下属单位撰写初稿,视情况而定,以提供初稿为好。一般需查阅下列重点资料:

(1)、本部门上下限以内的年度(历年或数年)工作总结、工作报告;

(2)、本部门工作计划、颁布文件;

(3)、事涉本部门工作的市、区文件;

(4)、市、区、本部门领导有关本部门工作的讲话记录;

(5)、重要工作会议记录;

(6)、本部门年鉴;

(7)、本部门各科室、企事业单位的年度、专项活动总结;

(8)、本部门各机构、单位的基本统计资料;

(9)、有关新闻媒体、报刊等对本单位工作的报道;

(10)、本部门公开或内部出版的大事记、专著、专题研究报告、考察报告、专题资料汇编等等。

这里列举普陀区公安卷的资料来源及使用资料应注意的几个问题供大家参考。(1)、分局及各处室、科室、支队工作总结、活动总结。(2)、有关部门及人提供的资料、数据。(3)、历年上海公安年鉴、专题档案资料、工作方案。(4)、普陀分局历年大事记、专题资料,如普陀分局组织机构沿革。(5)、文章、报刊,如《普陀公安情况》以及《专题情况汇报》、部门简报。(6)、1990年版《普陀区志》。(7)、网页,如政治处奖励数据库(从指挥处、科技网页查得)。(8)、市局、分局及他们与有关局发的文件、通知。(9)、摘抄资料。基本上都是档案资料,而又以各部门历年年度工作总结为主,仅有少量的外出摘抄资料。这是部门资料保存的得比较齐全的例子,这些部门如公检法司、四套班子、经济行政管理、财政税务、人事、外事等机构。机构比较稳定,资料管理完善,搜集资料比较方便。撰稿员所需要资料一般可以请各科室、企事业单位提供,撰稿员只需先拟出资料内容及要求,即能搜集到,但注意内容要求尽量细化、具体,才能得到齐全、理想的资料。

2、部门外资料的收集

本部门本单位资料按编目收集齐全、透底后,若资料再有欠缺,就需要到外面去找资料了。本部门以外需查阅的资料有:

(1)、区、县委书记的常委会工作报告;

(2)、区、县长在人大会议上的政府工作报告(先对区情及本部门的上下限内的功能定位、发展概况有个基本了解);

(3)、省、市、区、县综合年鉴、专业年鉴、行政区域志、专业志书(有大量可用资料及线索举例:长宁区道路运输业、对外贸易资料的搜集);

(4)、市、区、县党委、政府工作简报;

(5)、省、市、区、县党委、政府等有关本部门、本单位、本专业的重要文件、决定、文献;

(6)、省(市)区(县)统计局资料(包括统计年鉴、统计公报、统计资料汇编等,要熟悉本地统计局的统计内容(项目)、统计范围、统计方法、统计制度、重点普查、专项(抽查)调查、统计信息发布、统计分析文章汇编等,从中可以找出许多可用的资料或资料线索。

(7)、党委、政府办的论坛、杂志、研讨会记录;

(8)、党史办、政研室、政府办等部门编修的大事记、专题资料汇编如《XX改革开放20年(30年)》等;

(9)、上级档案局资料;

(10)、人大专题报告、调研文章、政协文史资料汇编等;

(11)、相关部门资料。

经济部类和文化产业等要利用好税务局、工商管理局、国有资产管理局等综合管理部门的资料。其实,这些部门的资料,各行各业都可利用,因为凡工商企业都得到工商行政管理局去登记,到税务局去纳税,税务局有分税种、分行业、分经济类型税收统计表,如普陀区有内资企业(又分国有企业、集体企业、股份合作企业、有限责任公司、联营企业、股份有限公司、私营企业),港澳台投资企业,外商投资企业,个体经济等各类经济成分的税收收入,分行业税收收入有商业、工业、房地产业、建筑业、文化娱乐业,商务楼宇、经济园区等,所以这些工商企业的一些基本情况,如投资、税收,甚至产值、利润等资料,这两局都有。如工商局有内资企业、外资企业、个体工商业、私营企业等各种所有制企业登记情况,税务局有各种经济类型和各个国民经济行业的税务登记户和税务收入的资料,以及重点税收大户、重点税收行业等资料。这些资料都是各个产业卷用得着的基本数据,反映出各行业、企业的发展、规模和结构比重以及税收贡献,经济作用。政治部类、社会部类要利用好民政局、劳动和社会保障局的资料。总之,收集非区属资料也好,区属资料也好,关键是在整理好本部门资料的基础上定向到区档案局、统计局、发改委、工商局、税务局、国有资产管理局、民政局等政府管理部门以及与本部门工作有关系的部门去收集。这是保证资料收集全面系统的一个基础工作,也是事半功倍的工作,需要下功夫做好。参看长宁区志外商及港澳台商的资料来源。虹桥涉外贸易中心的资料收集。有些属地化管理的内容,则要扩大搜集途径,到街道、镇、企业、物业公司等去搜集,如经济楼宇。

    3、统计资料的搜集

本部门以外的资料,首先要充分利用市区统计局的统计资料,并尽量透底(能用的全用上),统计局的资料其实就是各部门各行业的宏观资料、基础资料,虽由各行业、各部门提供,但志书撰稿员并不一定了解,掌握这些资料,有些甚至连部门统计人员也不掌握,因为各部门报的资料,统计局得整理、修正,因此有些部门提供的资料和统计局公布的并不一样,所以最好由区志办人员到统计局整理出本区主要的统计资料种类,区县志办要整理出本区县填报的国家统计报表和区自编统计报表的种类。要收集一套区县统计公报、统计快报、统计年鉴、统计资料汇编、统计调查、统计分析文章等,供各部门的撰稿人员查找、补充自己所需要的资料。奉贤自编统计报表:有农业、工业、社会消费品零售业、交通运输业、劳动工资、固定资产投资报表,1996年后增加建筑业、批发零售业、餐饮业、房地产业、服务业、科技报表等,再后增加增加值、劳动就业、失业,农村住户抽样调查资料。  

(1)整理利用好统计公报。如普陀区1991~1996年每年度编印《区统计资料汇编》,1997年开始发表区经济和社会发展统计公报,其数据资料各行业、各部门都能用得上,也必须用,它常是反映该行业发展规模和水平的基本数据,反映行业概貌的主要经济指标。第一轮普陀区志基本缺区社会经济发展指标,如何能反映区经济发展,这与当时区为市之派出机构。经济统计以条为主和主编的认识有关。续志为此特作补遗(从档案原始资料中整理出来,花了一个多月)。因此,区志办应准备好历年的统计公报、统计资料手册或汇编、统计年鉴等供撰稿人员使用。统计局资料的重要性:如建筑业、房地产业的增加值,初稿无。年鉴上有几年的,公报上有几年的,仍不全,后到统计局统计科查原始报表才查齐全1997~2003年的。此例反映:A、部门撰稿人员不一定掌握本行业的宏观整体行业资料。B、注意年鉴和统计公报因其资料的连续性不足,有些重要资料并不连贯完整,今年有的不一定明年也有,应到处找。C、年鉴上没有的,不一定统计公报上没有;统计公报没有的,不一定统计局没有,(即使是统计局,资料也是各科室各管各一段,要找到具体的掌管者)。D、要注意的一点:各区统计局,统计公报发表的统计数据、类型、统计报表制度除市要求上报的专项统计资料是一样的,其他的有所不同。根据区情所建的统计报表体系不一样。以建筑业、房地产业增加值而言普陀区1997年开始统计,浦东新区1996年开始统计,松江则1995年就有房地产业统计报表制度。

(2)整理利用好统计资料汇编。如《长宁统计手册》、《长宁统计月报》(内部发行有选择使用),《长宁统计研究》、《长宁统计信息》、《长宁统计“十五”回顾》,《上海市10个城区社会和经济主要指标对比资料》、《松江之最》、《松江工业百强》、《川沙40周年统计资料》等。

(3)整理利用好统计报表。包括区统计局各个国民经济行业、单行业和涉及全行业所有定向实施的各种定期报表统计制度。要理清报表统计有哪些种类?从何时开始?采集了哪些数据?如普陀区不仅实行了工业、商业、建筑业、房地产业、交通运输业、住宿业、服务业等单行业统计报表制度,还实行了涉及全行业的一些统计报表制度,如1997年实行“普陀区重点企业主要指标统计报表制度”,2003年实行劳动工资统计报表制度等。长宁区现代服务业的资料来源。奉贤、黄埔区。

(4)整理利用好统计调查。黄浦区1993~2003年共有35项(国家、市、区)各类统计调查,如基本单位(法人单位)普查(1996年第一次,2001——2002年第二次。内容:经济类型、所属行业、从业人员、企业规模、基础状态等)、第三产业普查(1999年)、工业普查、农业普查(1995年全国第一次)、科技普查、人口普查(1990年第四次,2000年第五次)、办公楼宇用能调查、妇女儿童检测调查、外来人口抽样调查、农村百户家计调查、投入产出调查、城镇房屋普查等,这些调查都要整理出目录。长宁区商业编的资料搜集与使用。

(5)统计分析。如普陀区的《区域经济发展质量评价体系分析》,《工业普查分析》、《工业年报分析》,各区统计人员每年都要写出大量分析文章,这其中有许多统计数据,阐述了本区域的经济发展规律和优缺短长可作参考资料,有些可直接利用。长宁区2004年经济普查资料汇编。

(6)档案局的馆藏档案中的统计资料利用好,查找好。长宁人口总数表。老干部统计报表。

(7)市级统计资料要利用好。包括市级综合与专业统计资料。举例:长宁区税收收入、非区属单位资料收集。

     4、 年鉴资料的收集

区志办应准备好一套历年的市、区、县综合年鉴、专业年鉴和专业志供各单位查阅。年鉴年度资料很多可为志书所用,如普陀区的外资工业条目(1)开始只有外资工业企业的定性记述,(2)要求他例们加定量数据,却错把外资企业基本情况表列上。(3)总纂时,我随手查阅《普陀年鉴》就有两个重要资料:区外商投资制造业企业基本情况(有三资企业制造业企业家数、投资总额、注册资产),完成工业销售产值过亿元和1000万元以上的外资工业企业,区内注册、生产的2家世界500强的外资工业企业概况和税收贡献大、科技含量高的典型企业简介。可见年鉴中有大量资料是可用的,不过,有些要经过整理、汇总、加工才可用。此外,还须收集市、县综合年鉴和专业年鉴的统计资料。长宁邮政储蓄余额摘自《上海邮政年鉴》,高校情况表摘自《上海教育年鉴》。

二、统计数据的使用

二轮志书统计数据的使用远比一轮志书要复杂得多,其主要原因是统计数据的时代、社会背景发生了较大的变化。1957—1978年是社会主义计划经济逐步走向登峰造极的发展完善期,这个时期的背景特征是计划高度集中到大一统程度,一切离不开计划,计划覆盖一切,因而志书中统计数据的使用相对比较简单、一致。1978年12月中共十一届三中全会以后社会主义计划经济向社会主义市场经济转型,由于经济转型期各地经济体制的改革、多种经济成分的发展和企业多元经济(跨行业、跨地区、跨国界经营)的全面铺开,外加统计部门关于国民经济核算体系(1992年采用新的体系)、关于统计上划分经济成分的规定(1998年废止1992年的暂行规定)、国民经济行业分类与代码(1984年制订,1994年、2002年修订,分别划为13、16、20个行业)等的多次变化和从以条为主转向以块为主、从区县属系统统计为主转向区域内统计为主的统计管理制度的改革,以及一些地方本身统计数据的混乱(含有水分的政绩数字、重复统计的经济数据、虚假不负责任的为数据等),使得二轮志书统计数据的使用远比一轮修志更加纷繁复杂,非常容易出错。

笔者查阅过2006年《全国第二轮市县志编撰经验交流会资料汇编》。一位专家曾对某省推出的一部二轮县志在统计数据、史实、人名、地名、时间表述等方面存在的记述矛盾作过一个粗查和不完全统计,该志约有矛盾(错误)250对,其中量最大的是统计数据的前后矛盾(错误),约占80%以上。这个统计数据是惊人的。也就是说该志书仅统计数据方面出的错误就达200处。这对100多万字的县志而言,光统计数据的差误率就超过了出版标准(万分之零点五)。当然这是志书中统计数据使用的一个极端的例子,但就笔者多年指导、审读省、市、县志的实践所见,志书志稿中统计数据的错误确实并不少见。由于不少编写者对统计专业的不熟悉,弄不清各部门统计数据的定义、含义、和它们是怎样统计出来的、所用的统计数据蕴含的统计范围、计算口径和计量单位是什么、它反映的真实内容是什么,再加上不会处理条块结合、政府统计、部门、行业统计、企业、单位统计的平衡衔接问题,因此,在志书志稿使用统计数据时屡屡出错,严重影响到志书的质量。

所以,二轮志书统计数据的使用必须严格和科学,务必将其误差控制在万分之零点五以内,这个问题应该引起广大方志同仁的高度重视。

(一)重要的基本的统计数据应说明资料来源,并在必要时注明统计口径。

第一轮志书正文中一般不注明资料来源,只在凡例中说明“本志资料来源于各级档案馆有关文书档案、史志典籍、报刊、专著和文献资料,以及县内各乡镇、村、街道办事处、县直各部门的资料,知情者笔记或口碑资料。除特殊情况外,一般不说明资料出处。”二轮修志大部分志书编修仍然沿袭第一轮志书这种做法。说是一般不注明资料出处,实际做起来是基本不注明资料出处,能注明资料出处的志书可谓凤毛麟角。如《普陀区志(1991~2003)》.其实,2007年11月28日中国地方志指导小组印发的《中国地方志指导小组关于第二轮地方志书编纂的若干意见》中就明确指出:“做好资料的鉴别、筛选工作,避免失实,欠缺和选材不当等问题,保证资料的可靠性与完整性。对重要资料来源注明出处,对具有时代特征的词汇作准确、简明、规范的注释。”显然,对于占有志书资料“半壁江山”的统计数据而言,要注明统计数据来源,做好鉴别、筛选,避免失实,欠缺和遴选不当,保证资料的可靠性与完整性,准确注释好统计数据定义和真实内容当是二轮志书毋庸置疑的基本质量要求之一。举例而言,计外贸出口额,《普陀区志(1991~2003)》列了两张统计表格:1991~1998年普陀区外贸出口拨交额情况表和1999~2003年普陀区外贸直接出口额情况表。这两张统计数据表如果不注明资料来源和相关统计口径、计量单位等,读者就会产生诸多疑问,弄不清其中真实内容。该志两张表格下说明了1991~2003年历年统计数据的来源,前者数据资料主要来源与区外经委外经贸统计汇总,后者数据资料(1999~2000年和2003年)来源于上海对外经济贸易年鉴。2000~2001年的来源于普陀区外经委统计汇总表。这是因为1991~1998年区外贸出口额由区统计,区能自己掌握,1999~2003年区外贸直接出口额则主要由市统计,市掌握各区县统计数据。一个区(县)一个代码,区(县)自己并不掌握。而且,1991~1998年统计数据是区外经委的年报统计数据,它和区统计公报数据(快报版)正好一致,1999~2000年和2003年的统计数据市外经委的年鉴统计数据,二类数据是有差异的,可用性是不一样的。以上海而言,上海市统计局每年基本上都要向外提供四套统计数据:预计数、快报数、年报数、年鉴数。其中预计数是统计加估计的合成数字,一般不公开发表,仅供领导决策参考;快报数是实际统计实际数,其快速年报即是全年月报的累计数,但由于出台较早,统计覆盖时空层次有疏漏,一旦年报统计数出台,快报统计数的应用即告结束。年报统计数是严格按照国家统计报表制度的规定,逐级汇总出来的实际统计数,一般情况下都是是比较准确的定案数字,使用时间较长。年鉴统计数据是在年报统计数的基础上进一步审定汇编的最终定案统计数据。一般情况下,它不会变更年报统计数,只会因政策或统计口径、统计指标、折算折率及计算方法发生变化时对年报统计数作补充完善。由此可见,如果两张表不注明资料来源,它们和其他文表间的差异就难以解释了。比如该志总述中谈及1999~2003年的区外贸直接出口额如果引用的是区政府统计公报数或区外经委统计汇总数据,那么它和市外经委的年鉴统计数很可能是不一样的,因为市的年鉴统计数据经过了逐级汇总,其统计口径、计算方法等多半会影响到其分区数据不等于该区上报数据。除了以上四套数据的差异外,《普陀区志(1991~2003)》该节还特意说明了“外贸出口额(指本区)的统计口径,1998年以前统计‘全区出口拨交额’以人民币为计算单位,;1999年至2003年统计‘全区直接出口额’,以美元为计算单位。”所以特别说明统计口径和计量单位,是因为外贸出口体制的变化使得外贸出口的指标含义和计量单位发生了变化,不诠释难以使读者明白。一般而言,志书中各种体裁之间(如总述、大事记、与分志各卷之间)、分志各卷之间(如经济总情与财税、工业、房地产业等行业之间)、文表之间、表与表之间,往往会有同一项数据(如外贸出口额、财政收入等)多次出现的现象,如果这些卷章的撰稿员使用不同来源不同统计口径的统计数据,就有可能多处不一致。这时如果说明了资料来源和统计口径等,这种不一致才能解释并存在,学者、读者才能科学地使用,而不致于不敢使用或者盲目使用,避免谬误流传。当然,最好的办法是当同一项数据需要在不同体裁不同卷章不同文表引用时,我们应尽量统一使用同一出处的数据。但实际上由于编写者搜集资料的途径不一,有些资料的客观保存、公开程度不一,编写者手头资料的掌握不一,主编、总纂也难以在撰稿早期便一一统一使用同一出处的资料。所以,同一项数据在志书不同卷章出现时不一致是经常性的。要避免它们的不一致是有相当难度的。唯一的防范措施是在统计数据表和必要的随文数据后注明资料来源和统计口径,这样,这些数据的不一致才不致于自相矛盾。其实,注明资料来源,这样也是写史的基本要求之一,“史出必有据”,自然,它也应成为修志的基本要求之一。除了注明资料来源以外,还要注意统计资料的统一与使用。举例:长宁区各街道土地面积。

资料出处要规范。

档案资料:注明保管单位、案卷号、目录号、全宗号、标题、页次、立卷单位。

书籍资料:注明作者、书名、篇名、页次、出版单位、出版时间。

报刊资料:注明报刊名、出版时间、版次或期序、作者、篇名。

文件资料:注明发文单位、时间、文号、文件名、作者、保管单位。

网络资料:网站、网址、栏目、标题、编者、发表时间、下载时间。

口碑资料:提供者姓名、身份、年龄、职业、职务、采访时间、地点、采访人。实地调查资料同上。

(二)防止志书内容保密上的两种错误倾向。

志书内容(数据)保密是一个需要重点注意的问题。根据笔者审稿所见,以往的志稿撰写中出现过两种错误倾向。一种是,糊里糊涂缺乏保密意识,将一些需要保密不能公开的数据写进志稿,一种是有些企业单位以商业秘密为由拒不提供可以公开的不保密数字,造成要项内容的欠缺。

《地方志工作条例》第十一条对志书保密问题有个原则要求:“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企事业单位、其他组织以及个人征集有关地方资料,有关单位和个人应当提供支持。负责地方志工作的机构可以对有关资料进行查阅、摘抄、复制,但涉及国家机密、商业秘密和个人隐私以及不符合档案开放条文的除外。”上述两种倾向都有违该保密要求,一个是泄密,一个是以泄密为借口拒不提供数据资料。已解密的内容(统计数据)可以写进志书,未解密和新规定的保密内容(数据)在保密期限内,不得在正式出版的志书中出现。比如军队的组织编制、实力设防部署、重要的军事设施、各项勤务、保障事项、预备役人员的储备情况、战时动员计划及可供国家动员的人力、物力情况、装备实力及武器装备保管办法等,以及武器库位置、民防地下指挥部位置、民防工程技术标准与分布、区县级指挥通信工程及电站战备物资库、民防专业队伍分布、防空袭、抗震等应急预案及保障计划、民防通信警报装置、设施分布等均涉及保密并有保密期限,未解密的内容(数据)不能写进正式出版的志书中。)因此,涉及保密的统计数据,一个也不能泄露,如果泄露,就是犯法。此外,涉及个人隐私或涉及反映敏感问题的统计数据也应注意保密。前者如涉及一些外商或民营企业家的资产、收入、募捐数据等,应予以保密;后者如涉及维稳工作的一些统计数据,均不宜公开。关于保密审查问题《地方志工作条例》第十二条有规定:“对地方志书进行审查验收,应当组织有关保密、档案、历史、法律、经济、军事等方面的专家参加,重点审查地方志书的内容是否符合宪法和保密、档案等法律、法规的规定。”各省、自治区、直辖市地方志编委会也都明确规定,各级志书应经过同级保密委员会审查通过后方可以进入出版。

二轮修志,少数企业、单位,如一些公司、商店、金融单位、邮政电信、水电气生产和供应单位不提供或或以商业秘密为由、拒不提供有关数据资料的情况时有发生。产生这种现象的原因是多种多样的,有的是确系保密,不能公开或以前能公开不再公开,如地方GDP数据是判断地方经济形势、出台宏观政策的重要数据之一,过去它是地方国民经济和社会统计公报年年发布的主要数据,有些地方甚至出现片面追求GDP增长率,作为地方政府官员片面追求“政绩”、“形象”的统计数据而津津乐道、大做文章。2005年3月上海市统计局下发《关于进一步改进本市GDP核算工作的通知》对区县GDP测算和数据作了新规定,由市统一测算后反馈给各区县。2005年及其后区县GDP数据提供区县内部使用,不得公开发布,不作排序比较。区县不计算人均GDP。这也就是说2005年前的区县GDP数据可以公开,2005年后的不再公开了。这个数据在志书中的使用其公开不公开年限是很明确的,但也有的区县则以此为由,连2005年前的GDP也不予提供并不准公开,显然这与现行政策有违。有些统计数据不予提供是由于统计制度发生变化,难以提供而不予提供,如上海2002年实行在地统计以后,市统计局确认金融保险业中的部分银行、保险公司、证券公司等,交通运输、邮电通信业中的铁路、航空、邮政、通信公司等,跨区域范围的城市建设项目——轨道交通、高架道路、环线道路等部分不宜划分其生产经营活动的单位不列入“在地统计”。因而这些不列入在地(区县)统计的单位往往不予提供统计数据,其实这些单位仍然是可以提供区县数据的,只是需要重新予以分区县统计而已。试想,这些方面的统计数据如果统统缺记,那么一地的相关面貌势必难以反映全面。也有一些企业是由于经济效益不好或市场竞争的需要而不愿提供相应数据资料,等等。所以对于不提供数据的情况,我们要作具体分析,对于一些能提供基础统计数据但以商业秘密为由不提供数据资料的单位还是要多做工作,让他们能尽力提供资料,以保证地情的全面系统反映。

(三)使用统计数据要经过认真严密考证,校核、编制统计数据表要科学规范。

定性记述与定量记述是志书撰稿的基本方法之一。如果说记述事物发展轨迹、规律的文字是定性技术的话,那么穿插其中的数据和随文而配的统计数据表就是定量的记述。统计数据表示从数量方面来叙述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料。定量记述是定性记述的量化,深化和精髓化,它反映事物发展兴衰起伏的程度、规模、水平。入志的统计资料准确与否,是保证志书质量的一个至关重要的问题。如前所述,由于各地统计现状的复杂以及撰稿员编辑的专业素质等等问题,指数中的统计数据出错也是常见和?出现的。有鉴于此,使用统计数据时务必要认真校核、严密考证。

根据我们发现的志书统计数据的常见错误,志书中使用统计数据一般需要做以下几方面的遴选、校核、考证工作。

1、选用权威的代表性的数据。志书中的数据资料应首选代表性的、权威性的数据资料。政府修志,公开出版,数据应客观真实可靠,有权威性,并符合保密规定,能公开发表,国内外发行。一般而言,统计数据首选政府统计局的统计数据,次选部门、单位统计数据。政府统计局的统计数据都是面对本行政辖区内,全社会、全方位的统计数据,它的覆盖面和覆盖内容,比部门统计要广、要深、要大。它更适合反映本行政区域宏观情况。但是政府统计局每年对外公布的统计数据往往局限于本地国民经济和社会发展的一些基本数据,一些政府组织的普查、抽查数据,在许多方面都远远满足不了各行各业的实际需要,反映不了志书各门类(卷章)的数量关系。因此,在没有政府统计或政府统计缺项的情况下,只能运用各部门、各行业的宏观统计数据。如果涉及到用部门数据来替代全行政区数据时,一要与政府统计局及时衔接并获得认可,二是要注意部门与全行政区的逻辑平衡,原则上部门的统计数据只能等于或小于全行政区的统计数据,而不能大于其同指标统计数据,否则就有问题了。

2、志稿所有表格的数据与资料来源中的原始数据进行校核,看其是否一致,必要时应作考证。志稿的统计数据一定要和原始数据进行校核,这是因为数据的摘抄、运用、打字、排版中都有可能出错,所以志稿写成后一定要和原始数据(资料卡片)校核一遍。如果发现原始数据有错误或数处来源不一的数据矛盾时,应对数据作考证和修正。有一部县志稿中的农副产品市场,县统计公报为37家,商委统计部门报给撰稿员是36家,因为发现统计公报中公布的37家市场有一家是工业品消费市场,故删去。撰稿员在撰稿时对原表增加营业面积时,发现有一家市场机务营业面积又无市场,只是一家注册企业而已,故修正为35家市场。有部志稿教育卷的中学学校数,在卷的概述、中学章和管理章几处不一。经查证,原来志稿分别由局办公室、中教科和人事统计科撰稿,其统计出现误差在于对九年一贯制学校的统计口径不一致有的统计在中学学校数中,有的在中学和小学学校中均统计,还有的中小学均不统计,将九年一贯制单独统计,最后是以人事科上报县统计局的学校数为准,按照县统计局的统计口径来记述学校数。

3、校核常识性的、知识性的数据错误,即一看就知道的错误。如户籍人口,1993年和2005年均为618365人,不可能这么巧合,这两年人数一样。再如,2007年,县财政收入361578元,不可能这么少,应为万元。

4、校核表格中的分数之和等不等于合计数,文字中的分项之和是否等于总项。前者如1991年~2005年,历年引进外资企业数不等于15年之合计数,检查分数之和是否等于合计数,常用先加尾数检验法,尾数相加不等于合计数的尾数(个位),,则肯定错了。后者如一、二、三次产业增加值结构比相加不等于100(结构百分比不对),再如,人口年龄结构表2000年0~14岁的合计数为65536人,但0~4岁、5~9岁、19~14岁三个分项数相加却不等于65536人。

5、校核文表的同一项数据是否一致。如前述人口年龄构成表2000年0~14岁人数为65536人,文字记述中却计为70356,而人口再生产类型对比文字记述中却计为70536人,三处不一致。志稿中文表数据不一的情况较多,其根源一是数据来源不一,二是摘抄打印、排版中出的差错,所以,它应该是校核的一个重点内容。

6、校核全志的总述、卷的概述、章节的引言与条目中的对应数据是否一致,前后不同卷、章对应文、表统计数据是否一致。如总述中的县财政收入与经济总情种的财政收入以及财政卷文、表中的财政收入是否一致,一、二、三产业增加值与相关产业、行业卷对应数据是否一致。为避免产生矛盾,在撰稿时就要注意,能避免重复出现的数据,尽量避免。不能避免,多出出现,则统一资料来源。如本地国民经济和社会发展的宏观调节数据往往多处出现,为避免矛盾,修志之初便明确使用政府每年的统计公报或统计局统计数据手册(年鉴数)。不能统一总理来源的数据,则注明其来源和统计口径、统计范围等。

7、凡文表中涉及计算的数据,需要重新计算一次。志稿中容易出错的计算有增长率、年平均增长率、增加倍数、所占比重、翻x倍、计量单位换算等。比上年增长率计算公式:

年平均增长率:

增加倍数:

所占比重:

(四)反映地情地貌的基本数据要全面系统。所谓反映地情全貌的基本数据是指反映各层次事物发展主线、基本内容、基本构成的数据。志书要全面系统地反映地情的历史与现状,就需要全面系统地宏观统计数据。就区县一级而言,统计数据也是分层次的。全区县的国民经济和社会发展的统计数据需要全面而完整,区县各部门、各行业的宏观统计数据(对区县而言,只是中观层次数据),也应系统全面。再低一层次,各企业集团、经济园区、医院、学校等个量,它也有自己的全面系统的大统计数据。志书使用统计数据,关键是要抓住各层次事物的宏观的大的基本数据,而不是过多的记微观的小数据、零星而不成体系的数据。比如建筑业,常见的毛病是只记建筑业管理和几个主要建筑业企业的指标,不记建筑行业的行业发展指标(增加值及其占比),房地产业只记房地产管理和住宅建设、旧区改造,不记房地产业发展指标(增加值及其占比)。旧区改造只记规划面积和零星地块的改造面积,不论上下限内旧区改造总面积和几轮旧区改造的改造面积一直几轮旧区改造的工作实绩不能体现。还有如经济园区,常见的毛病也是不记园区的宏观经济经济发展数据、主要行业的发展指标、企业家数、构成比重等数据。

基本的数据不仅要全面而层层成体系,还要系统地反映上下限间的发展轨迹,特别是反映主线的数据资料不要断缺或产生偏离。

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